Kosten-Transparenz: Was Sie wirklich erwarten können
Die häufigste Frage unserer Erstgesprächs-Partner: "Was kostet das?" Unsere Antwort ist immer ehrlich: Es hängt vom Umfang ab. Aber wir können sehr transparente Orientierungswerte geben, die auf 50+ abgeschlossenen Projekten basieren.
Preisübersicht nach Projektgröße
| Projekttyp | Investition | Zeitrahmen | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Einzelner Workflow | 2.000 - 5.000 € | 1-2 Wochen | E-Mail-Triage oder Rechnungs-OCR |
| Prozess-Suite (3-5 Workflows) | 5.000 - 15.000 € | 4-8 Wochen | Lead-Qualifizierung + Reporting + Support |
| Abteilungs-Transformation | 15.000 - 30.000 € | 2-3 Monate | Komplette Vertriebsautomatisierung |
| Unternehmensweite KI-Strategie | 30.000 - 50.000+ € | 3-6 Monate | Multi-Abteilungs-Integration mit Custom-KI |
Laufende Kosten
| Position | Monatliche Kosten |
|---|---|
| n8n Cloud (Workflows) | 20 - 50 € |
| OpenAI API (GPT-4 Nutzung) | 30 - 200 € |
| Server/Hosting | 5 - 30 € |
| Monitoring & Wartung | 0 - 200 € |
| Gesamt (typisch) | 100 - 500 € |
Zum Vergleich: Eine Vollzeitkraft für die gleichen Aufgaben kostet 3.000-5.000 €/Monat inkl. Arbeitgeberanteil. Die Automatisierung spart 80-90% dieser Kosten.
ROI-Berechnung: Ein konkretes Beispiel
ROI-Verteilung: Die Einsparungen (40%) überwiegen langfristig Kosten für Setup, Software und Wartung
Szenario: Lead-Qualifizierung automatisieren
| Position | Betrag |
|---|---|
| Initiale Einrichtung | 8.000 € |
| Laufende Kosten (monatlich) | 150 € |
| Eingesparte Personalkosten (monatlich) | 2.500 € |
| Netto-Ersparnis pro Monat | 2.350 € |
| Break-Even | 3,4 Monate |
| Ersparnis nach 12 Monaten | 20.200 € |
| Ersparnis nach 24 Monaten | 48.400 € |
Versteckte Kosten: Worauf Sie achten sollten
- ▸API-Kosten bei hohem Volumen: GPT-4 kostet ~3 Cent pro 1.000 Tokens. Bei 10.000 Verarbeitungen/Tag entstehen ~50-100 €/Monat.
- ▸Datenqualität: Schlechte Eingangsdaten erfordern Bereinigung — planen Sie 10-20% des Budgets ein.
- ▸Change Management: Mitarbeiter müssen die neuen Tools akzeptieren. Schulungskosten: 500-1.000 €.
- ▸Skalierungskosten: Bei Wachstum steigen API-Kosten linear — planen Sie Reserves ein.
Wie Sie das Budget richtig planen
- ▸Schritt 1: Identifizieren Sie den teuersten manuellen Prozess (Personalstunden × Stundensatz).
- ▸Schritt 2: Berechnen Sie die monatliche Ersparnis bei 80% Automatisierung.
- ▸Schritt 3: Budget = 3-4 × monatliche Ersparnis (für einen Break-Even unter 4 Monaten).
- ▸Schritt 4: Starten Sie mit einem Pilotprojekt und skalieren Sie bei Erfolg.
Warum billig oft teuer ist
Wir erleben regelmäßig, dass Unternehmen mit Billig-Lösungen (Fiverr, No-Code-Basteleien) starten und nach 3-6 Monaten zu uns kommen. Der Grund: Die Initialkosten waren niedrig, aber die Lösung skalierte nicht, brach bei Edge-Cases zusammen oder verarbeitete Daten unsicher. Die Neuimplementierung kostet dann doppelt.
Ein professionell implementierter Workflow hat eine Uptime von 99.5%+. Eine Bastel-Lösung liegt oft unter 90% — das bedeutet, dass Sie jeden 10. Fall manuell nacharbeiten müssen.